Wil jij de postbakoefening voorbereiden? Dit is een hele goede keuze, want tijdens een assessment kun je hier bij het onderdeel praktijksimulaties mee te maken krijgen. Het is van belang dat je kiest voor het voorbereiden van de postbakoefening. Waarom? Omdat je hierdoor weet wat je kunt verwachten en niet verrast wordt tijdens de oefening. Er zijn ook andere praktijksimulaties waar je mee in aanraking kunt komen en dat zijn fact finding en het rollenspel. Ook een interview is hier een voorbeeld van en zie je steeds vaker terugkeren in de praktijk. Op deze pagina wordt het voorbereiden van een postbakoefening behandeld en krijg je ook tips om niet in de valkuilen te trappen.
Inhoudsopgave
Postbakoefening
Iedereen kan de postbakoefening voorbereiden. Het is dan ook echt aan te raden om daar gebruik van te maken. Voordat we je uitleggen hoe je daarbij te werk moet gaan, leggen we je graag uit wat je kunt verwachten. Bij deze oefening neem je namelijk vaak de taak als manager over. Je bent dan als manager een paar dagen weggeweest en dan heb je veel e-mails, die nog niet zijn gelezen en beantwoord. Je moet alle mails afhandelen en dat ga jij dus doen bij de postbakoefening. Je hebt dan een bepaalde tijd om je e-mail af te handelen.
Prioriteiten stellen
Prioriteiten stellen is van groot belang bij de postbakoefening. Je kunt niet in een keer alle post wegwerken en daarom moet je kijken wat je nu eerst moet beantwoorden en wat nog even kan wachten. Het kan ook zijn dat er reclame tussen zit en deze kun je dus negeren. Je kunt eventueel ook mail doorsturen naar collega’s. Sommige afspraken moet je misschien bevestigen, andere moet je weigeren of verzetten. Wanneer je gaat solliciteren voor een managementfunctie, is de kans groot dat jij te maken krijgt met een postbakoefening.
Doel
Het doel van de oefening is om te laten zien dat je hoofd- en bijzaken van elkaar kunt scheiden. Je gaat in kaart brengen welke e-mail belangrijk is en dus direct beantwoord moet worden. Als je in tijdnood komt tijdens het oefenen, is het beter dat je minder belangrijke mails even laat wachten. Overzicht houden is ook van groot belang tijdens de oefening. Goed kunnen analyseren wordt tevens getest. Voordat je aan de oefening gaat beginnen, krijg je eerst te horen wat je moet doen en andere informatie die van belang is, namelijk:
- Je moet weten hoe een bedrijf in elkaar zit: de hiërarchie. Je kunt hierdoor namelijk de keuze maken of je bepaalde mails door kunt sturen aan anderen of dat je het zelf af moet handelen. Het is ook van belang dat je weet wie er werk aan jou moet leveren of andersom.
- Een strategie bepalen, dat is wat je hier gaat doen tijdens de oefening. Je kunt een postbakoefening voorbereiden. Je moet achterhalen welke mails van belang zijn voor het bedrijf en vervolgens moet je weten wat de strategische doelen zijn van een bedrijf. Zijn er nog klanten die wachten op antwoord om iets voor je uit te kunnen voeren? Dan kan dit wel eens een hoge prioriteit hebben, dus neem de tijd om daar achter te komen en stem hier de hoofd- en bijzaken op af.
Postbakoefening voorbereiden
Je legt je focus bij de oefening op urgentie en belangrijkheid. Je moet aan kunnen geven wat van belang is voor de organisatie en wat nog even kan wachten. Hoe ga je dan te werk? Je gaat de berichten sorteren en dit doe je als volgt:
- Belangrijk en urgent: deze berichten moeten beantwoord worden, je moet hier als eerste mee aan de slag.
- Minder belangrijk en urgent: het zijn berichten die je kunt delegeren. Stuur ze door naar de juiste persoon en zorg dat deze weet wat er van hem of haar wordt verwacht.
- Minder urgent en belangrijk: berichten die je uit kunt stellen. Hier begin je pas aan als de rest is verwerkt. Let op dat je niet vergeet om deze berichten te beantwoorden en door te nemen als de rest is afgewerkt.
- Niet urgent en niet belangrijk: dat zijn de berichten die je vaak weg kunt gooien.
Postbakoefening valkuil
Deze oefening zal behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Het is dan toch van belang dat jij de tijd neemt en zorgvuldig te werk blijft gaan. Een valkuil van veel mensen is dat zij niet genoeg tijd nemen om alle informatie die van belang is door te nemen. Ze beginnen zomaar aan de opdracht maar hebben geen idee wat ze precies moeten doen. Als je niet alles doorneemt, weet je ook niet wat van belang is voor het bedrijf. Besluiten nemen kan pas wanneer je de organisatie kent en aan de hand daarvan vast kunt stellen wat prioriteiten zijn en wat niet. Neem daarom de tijd en de rust om alle informatie door te nemen en in je op te slaan. Pas dan kun je aan het verwerken van de mails beginnen.
Nog meer postbakoefeningen oefenen
Wil je nog meer postbakoefeningen oefenen? Doe dan de assessment training. Met de assessment training kun je tegen een vergoeding levenslang veel gebruikte onderdelen van een IQ test onbeperkt oefenen. Op die manier zorg je er voor dat je beter presteert op een assessment en je zult hoger scoren voor een IQ test en de andere onderdelen. Bekijk hieronder onze trainingspakketten.
